IITC on tunnettu dokumenttien hallinnan tehostamisesta ja siihen liittyen järjestelmien vertailusta. Tällä kertaa selvitämme dokumentinhallinnan ohjelmistojen markkinatilannetta Suomessa. Jos olet järjestelmätoimittaja, vastaa oheiseen kyselyyn ja kerro edustamasi ohjelmiston käytöstä Suomessa.
Dokumenttien hallinta järjestelmänäkökulmasta
Dokumenttien hallinnan järjestelmien vertailu ei ole ihan helppoa, sillä alkuun pitää määrittää, mitä dokumenttien hallinta itse asiassa pitää sisällään. Monesti puhutaankin laajemmasta Enterprise Content Management (ECM) kokonaisuudesta, jossa dokumenttien hallinta on yhtenä osa-alueena.
Kuuluuko sähköinen arkistointi ja pitkäaikaissäilytys dokumenttien hallintaan? Monen mielestä ei, vaikka selvä yhteys näillä onkin olemassa. No entäpä asianhallinta? Sen osalta on ehkä helpompi tehdä rajaus, vaikka dokumenttien hallinnalla onkin keskeinen rooli asianhallinnassa.
Dokumenttien hallintaa voi rajata myös hallinnan kohteena olevien dokumenttien näkökulmasta. Esimerkiksi sopimustenhallinta tai laatudokumenttien hallinta ovat dokumenttien hallinnan erityisalueita, jotka saattavat kuitenkin olla ihan omia sovelluksiaan. Toisaalta myös teknisten dokumenttien kuten CAD-piirustusten ja 3D-mallien hallinta on varsin omanlaisensa alue. Eikä aina ole ihan itsestään selvää, kuuluuko paperidokumenttien digitointi ja skannattujen dokumenttien hallinta mukaan kokonaisuuteen.
Järjestelmien käyttö Suomessa
Dokumenttien hallintaan tarkoitettujen järjestelmien käytöstä Suomessa ei juurikaan ole koottuja tietoja. Pyrimme tällä kyselyllä kartoittamaan tilannetta ainakin karkealla tasolla. Samalla koitamme referenssitietojen avulla selvittää, minkä tyyppiset organisaatiot kutakin ohjelmistoa käyttää.
Ohjelmistojen hinta
Koska dokumenttienhallintajärjestelmien laajuus ja lisensointimallit vaihtelevat toisistaan merkittävästi, on vertailukelpoisen hinnan määrittäminen vaikeaa. Pyrimme tällä kyselyllä selvittämään suuruusluokan millä tasolla järjestelmän lisenssikustannukset ovat sadalle käyttäjälle laskettuna neljälle vuodelle.