ECM - Enterprise Content Management

Vanhat termit kuten DM, EDM ja EDRMS eivät ole enää mitään ja joka paikasta työntyy esiin uusi ECM-käsite. Onko uusi termi sitten parempi kuin nuo vanhat – no ainakin se pyrkii kattamaan laajemman kokonaisuuden.

AIIM (The Enterprise Content Management Association) määrittelee Enterprise Content Management (ECM) -termin vapaasti suomennettuna seuraavasti:

• Teknologiat, joita käytetään organisaation toimintaan liittyvän sisällön ja dokumenttien tallentamiseen, hallintaan, säilyttämiseen, pitkäaikaissäilyttämiseen ja jakeluun.
• ECM työkalut ja strategiat mahdollistavat organisaation ei-rakenteisen informaation hallinnan riippumatta informaation sijainnista.

Tiivistettynä ECM-käsitteen voisikin kuvata lauseella “Koko organisaation kattava sisällönhallinta”. ECM pyrkii siis yhdistämään perinteisesti erillään olleet ”siilot” yhdeksi kokonaisuudeksi, jota hallinnoidaan yhteisin periaattein ja menetelmin. Järjestelmänäkökulmasta ECM koostuu tyypillisesti seuraavista osa-alueista:

• Dokumenttien hallinta (DM)
• Asiakirjojen hallinta (RM)
• Työnkulku / Liiketoimintaprosessien hallinta (BPM)
• Verkkosisällön hallinta (WCM)
• Ryhmätyöskentely
• Haku
• Digitointi, tekstintunnistus
• Sähköiset lomakkeet
• Sähköpostin hallinta ja arkistointi
• …

Näihin päiviin asti ECM-konseptin on katsottu kohdistuvan pelkästään ei-strukturoituun tietoon. AIIM –konferenssissa oli kuitenkin monelta taholta esillä trendi, että ei-rakenteisen ja rakenteisen (tietokanta) tiedon käsittely on yhdistymässä ja molempia tehdään jatkossa samoilla välineillä. BI-toimijat kuten Business Objects ovat vahvasti tulossa ei-strukturoituun tietoon ja hakukonevalmistajat etunenässä Fast, Google ja Microsoft ovat puolestaan ryntäämässä strukturoidun tiedon kimppuun Enterprise Search –konsepteillaan.

Miksi ECM ?

AIIM -konferenssissa julkistetun tutkimuksen mukaan suurin syy ECM-ratkaisujen hankintaan on ”Compliance & Risk Management” eli käytännössä lainsäädännön, määräysten ja ohjeiden noudattamisen varmistaminen sekä riskien hallinta. Organisaation toiminnan tehokkuuden ja suorituskyvyn parantamista ei enää pidetä yhtä tärkeänä asiana, mikä on melko hämmästyttävää. Toisaalta tämän ymmärtää, kun ottaa huomioon lainsäädännön viimeaikaiset tiukennukset Yhdysvalloissa. Myöskään asiakaspalvelun parantamista ei nähdä enää yhtä tärkeänä kriteerinä ECM-hankkeissa kuin aiemmin.

ECM-hankkeissa riittää haasteita

ECM-hankkeissa törmää dokumenttien hallinnan projekteista tuttuihin ongelmiin. Ainoa varsinainen ero on se, että nyt haasteet (lue ongelmat) esiintyvät yleensä toisessa potenssissa. ECM-hankkeelle on erityisen vaikea löytää omistajaa, koska hanke koskee koko organisaatiota. Johdon sitoutuminen ja omistajuuden määrittely ovatkin avainasemassa hankkeen onnistumisen kannalta. Kun perusasiat ovat kunnossa, löytyy hankkeelle yleensä myös maksaja, vaikka liiketoimintahyötyjen mittaaminen tämän tyyppisessä hankkeessa onkin vaikeaa.

Takaisinmaksuajan (ROI) laskemisen asemesta ECM-hanke perusteellaankin usein ns ”pakkotekijöillä”, riskien hallinnalla ja lainsäädännöllä, mistä tuo edellä mainittu AIIM:n tutkimuskin antaa viitteitä. Pelkästään lainsäädännön varjolla hankkeeseen ei kuitenkaan tulisi ryhtyä, sillä silloin ajaudutaan helposti tilanteeseen, jossa ECM:stä tulee yksi uusi ”siilo” muiden rinnalle ja se täyttää vain ja ainoastaan nuo välttämättömät vaatimukset.

Oma haasteensa on myös yhteisten määrittelyiden teko, joita joudutaan tekemään koko organisaation tasolla. Omia näkemyksiä ja eriäviä mielipiteitä riittää ja konsensuksen löytäminen on vaikeaa tai sitten on vaan kerrassaan työlästä saada kerättyä riittävästi tietoa koko organisaation kattavasti. Monesti myös hankkeen resurssointi tehdään alakanttiin ja henkilöt joutuvat vetämään projekteja oman toimen ohella, jolloin hanke hautautuu helposti päivittäisten rutiinien pyörittämisen alle.

ECM-hankkeen toteuttamiseen liittyy myös tietojärjestelmiä, eikä sopivan ratkaisun valinta ole aina helppoa. Kokonaisuus on laaja ja ECM-järjestelmän tai –järjestelmien tulee palvella hyvin erilaisia tarpeita, jotka ovat osin ristiriidassa keskenään. Lisäksi järjestelmien välisessä integroinnissa riittää pohdittavaa.
 

ECM:n toteuttaminen

ECM:n toteuttamiseen kannattaa lähteä perinteiseen tapaan nykytila selvittämisestä. Sen avulla voidaan tunnistaa taso, millä organisaatio on tällä hetkellä ECM:n suhteen. Tältä pohjalta voidaan sitten määritellä tarpeet ja tavoitteet. Itse toteutus kannattaa suunnitella huolella. Tyypillisesti ECM-hanke koostuu useista osatavoitteista ja projekteista. Kokonaisuutta voi olla vaikea hahmottaa hankkeen alkuvaiheessa tarkasti, mutta visio on silti pystyttävä luomaan. Toteutukseen on syytä lähteä vaiheittain ja iterointikin on usein välttämätöntä.

Käytännössä ECM-hankkeen ensimmäiset projektit liittyvät luontevasti organisaation informaation taustatietojen ja sääntöjen määrittelyyn. Organisaation laajuisten käsitteiden ja taksonomioiden määrittely ovat sitä perustyötä, jonka tuloksia tarvitaan hankkeen tulevissa vaiheissa. Organisaation käytössä olevia arkistonmuodostussuunnitelmia (AMS) ja tiedonhallintasuunnitelmia (THS) voi käyttää tässä työssä hyväksi. Informaation omistajuuden ja elinkaaren määrittely liittyvät tähän työhön olennaisesti.

Ensimmäiset järjestelmiin asti ulottuvat toteutukset ovat tyypillisesti ns ”siiloratkaisut” jonkin osakokonaisuuden hallintaan, mutta kuitenkin toteutettuna ECM-tavoitteet huomioiden. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esim. yhteisten metatietojen käyttöä eri järjestelmissä.

ECM:ään liittyvää keskittämistä voi toteuttaa usealla eri tasolla. Ehkä perinteisimmin ajatellaan, että ECM on yksi järjestelmä ja tämän järjestelmän pitää palvella kaikkia ECM-tarpeita. Toinen malli on datan keskittäminen esim. yhteen tietokantaan, josta se on saatavissa eri tarpeisiin. Kolmas malli on hajallaan eri järjestelmissä olevien tietojen tuominen samaan käyttöliittymän, jolloin käyttäjän näkökulmasta kyseessä on ikään kuin yksi järjestelmä. Neljäs ja ehkä tuorein malli on hakukoneen käyttäminen ECM:n toteuttajana. Tässä mallissa sekä data, että järjestelmät voivat olla hajallaan eikä varsinaista yhteistä käyttöliittymääkään ole, mutta organisaation sisäinen hakukone tavoittaa kaikki tarvittavat tiedot. Viides malli on prosessien keskittäminen ja silloin tyypillisesti tieto liikkuu prosessin mukana järjestelmien välillä.

Saavutettavissa olevia hyötyjä

ECM-hankkeen avulla on mahdollista saavuttaa organisaatiolle merkittäviä hyötyjä. Compliance & Risk Management –näkökohdat ovat selkeitä, mutta myös tiedon laadun, eheyden ja oikeellisuuden merkitystä liiketoiminnalle ei kannata väheksyä. ECM tukee myös tietotyöläisen päivittäistä työtä parantamalla tiedon löydettävyyttä ja hyödynnettävyyttä.

ECM mahdollistaa yhtenevät työskentelytavat ja kokonaan sähköisesti toteutettavat prosessit. Se tarjoaa myös uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja välineet parempaan asiakaspalveluun. Lisäksi ECM:n avulla on saavutettavissa merkittäviä kustannussäästöjä.

Kirjoittaja: Juha Anttila

Lue lisää:

• Sisällönhallinnan ABC -opas, Johdatus ECM-maailmaan